Donnerska institutet förbereder sig för flytt

I oktober om ett år inleder Donnerska institutet sin flytt till nya utrymmen i Astra. Förberedelserna för flytten har bestått av flera olika skeden. I den här artikel berättar vi om processen och vad flytten kommer att innebära för institutets verksamhet framöver.

Städning – dammigt men spännande

Donnerska institutet flyttar till Astra på Porthansgatan 3 i slutet av 2025. Personalen vid institutet har fått ta tag i att städa ut utrymmena i Juridicum som förberedelse inför flytten. Arbetet har inletts i god tid, vilket har visat sig vara bra. Institutet flyttade till Humanisticum, nuvarande Juridicum, år 2005 och det här med att städa och kasta har inte alltid varit så aktuellt.

Under 19 år av verksamhet hinner man samla på sig en hel del, konstaterar Sofia, som just nu fungerar som forskningschef för institutet. I institutets olika skrubbar och hörn har vi hittat många ”artefakter” som fått oss att undra: ”Vad är nu det här?”

Det känns både vemodigt och spännande att flytta. Till de mer spännande momenten har städningen faktiskt hört. Utrensningar av skåp och garderober har väckt många minnen. Inget väsentligt har kastats bort, men vi har kunnat konstatera att allt inte kan eller ska sparas.

Det jag tror vi lärt oss inför vår flytt till Astra är att inte vänta med att skicka något till återvinning, påpekar institutets bibliotekarie Joakim. En låda med fem trasiga skrivbordslampor gör ingen nytta i ett skåp. De samlar bara damm.

Utmönstring – en viktig del av samlingsvården

För att göra flytten lite enklare har man på institutet passat på att utmönstra böcker. Det är ett bra sätt att friska upp minnet om vad som finns i den omfattande litteratursamlingen, men också för samlingsvårdens skull. Det är viktigt med en levande och aktuell samling, att samla böcker bara för samlandets skull är inte meningsfullt.

Hur vet man då vilka böcker som ska utmönstras? Vi ser bland annat på behovet av boken, bokens ålder, skicket och huruvida den finns vid flera andra bibliotek. Principen är att unika böcker som inte finns någon annanstans alltid blir kvar i samlingen. Äldre böcker utmönstras om de finns tillgängliga vid flera andra bibliotek.

Genom utmönstringen märker man också tydligt hur forskning kring religion förändras. Olika teman har intresserat under olika perioder. En del forskning kan vara aktuell länge efter att den utförts, men långt ifrån alla studier som gjorts har behållit sin betydelse över tid. 

När vi utmönstrar böcker på Donnerska institutet kontrollerar vi alltid först om böckerna finns i Depåbiblioteket. Depåbiblioteket tar emot och bevarar material från finländska bibliotek. Om böckerna inte ska skickas till Depåbiblioteket ger vi i stället bort dem till bibliotekets kunder. I sista hand skickas böcker bort för återvinning.

Institutet ordnar öppet hus igen 2.12 och då är man varmt välkommen att besöka oss och plocka på sig så många utmönstrade böcker man kan bära!

Katalogisering – en fråga om synlighet

Donnerska institutets samlingar har genom åren växt både genom inköp och donationer. All äldre litteratur har inte katalogiserats utan vi har katalogiserat litteraturen i enlighet med behov. Inför institutets flytt har vi som mål att katalogisera all den litteratur som ännu inte finns införd i databasen Alma. I och med att institutet efter flytten inte längre kommer att ha öppna hyllor blir den här litteraturen annars osynlig och oanvänd.

I Donnerska institutets bibliotek hittas bland annat en unik antroposofisk samling. Den jobbar vi nu med att katalogisera i sin helhet. Institutets biblioteksbiträde Nathalie har under några månader jobbat med samlingen.

Det är en spännande samling. Många av böckerna hittas i Finland bara hos oss. Jag har fått bekanta mig med antroposofins många olika sidor genom katalogiseringsarbetet. 

I december kommer vi att berätta mera om den här exklusiva samlingen i en annan artikel.

Katalogiseringen är arbetskrävande och arbetet skulle inte ha kunnat genomföras utan de bibliotekspraktikanter som hjälpt till i institutets bibliotek under flera somrar. Stort tack till er!

Astra – mindre utrymmen men bättre kundtjänst

I september var det taklagsfest för Astra och Donnerska institutets personal fick bekanta sig med sina kommande utrymmen. Det är ljusa och luftiga lokaler som håller på att växa fram. Även stora delar av stiftelsens personal flyttar till samma våning som Donnerska institutet i Astra. Efter flytten kommer vi därmed att vara närmare kollegerna vid Stiftelsen för Åbo Akademi vilket är till stor nytta för samarbetet.

Flytten innebär även ändringar i Donnerska institutets tjänster och verksamhet. Lokalerna blir mindre än tidigare. Institutet har därför inte möjlighet att erbjuda forskarplatser för doktorander efter flytten. Den största ändringen är ändå att bibliotekets hyllor efter flytten inte längre kommer att vara öppna. Majoriteten av bibliotekets ca 90 000 böcker flyttas till Åbo Akademis biblioteks fjärrmagasin Rix, som finns i Masku. Enbart de nyaste böckerna kommer att finnas på plats i Astra.

Att böckerna flyttar betyder inte att biblioteksverksamheten blir mindre viktig för institutet. Vi fortsätter köpa in nya böcker i samma mängd som tidigare och institutets böcker kan alltjämt beställas via Alma. Ur kundtjänstsynvinkel har flytten många fördelar. Efter flytten kommer bibliotekets kunder inte längre att behöva hålla sig till de nuvarande rätt begränsade öppethållningstiderna. Böcker kan i stället beställas och upphämtas i enlighet med Åbo Akademis mer omfattande kundtjänst.

Hjälp oss utveckla vår verksamhet!

Personalen på Donnerska institutet ser framemot att fortsätta institutets verksamhet i de nya lokalerna. Precis som tidigare tar vi gärna emot inköpsförslag, hjälper till med att hitta litteratur och informerar gärna om bibliotekets samlingar och institutets verksamhet.

För att utveckla institutets verksamhet på bästa sätt tar vi gärna emot feedback från bibliotekets kunder och andra som besöker institutet! Vi har skapat en enkät som du hittar här: Kundenkät för Donnerska institutet. Fyll gärna i enkäten och bidra till utvecklingen av institutets tjänster och utrymmen! Enkäten är öppen fram till 13.12.2024.